Ing. Gianluca Lombardi

Nell’articolo di oggi ci soffermeremo su un argomento molto delicato: la gestione dei documenti e delle attività collegate a dei contatti. Lo scenario tipico è un’azienda con numerosi contatti (clienti e fornitori) con la necessità di associare loro della documentazione (offerte, conferme d’ordine, proposte commerciali, disegni tecnici, immagini, …). Ma anche un’associazione che si trova nella situazione di collegare ai propri associati dei documenti (lettere, email, avvisi, comunicazioni, schede, … ). Persino il mondo delle parrocchie non è da meno (certificati di nascita, battesimo, comunione, cresima, matrimonio, archivio parrocchiale,…). Fino ad oggi gran parte di questo lavoro è stato svolto archiviando, in modo più o meno ordinato, tutto questo materiale, spesso ancora in formato cartaceo.
Ciò comporta una grossa mole di lavoro sia nella fase di archiviazione che nell’eventuale fase di ricerca. Inoltre succede che, nella normale attività lavorativa o associativa, noi si svolga nei confronti dei nostri contatti una serie di attività di comunicazione (telefonata, fax, lettera, e-mail, messaggio SMS del cellulare !) che spesso risulta importante archiviare a memoria futura, per mantenere ricordo delle decisioni prese o delle problematiche affrontate attraverso quell’attività. Certamente ci farebbe piacere poter tenere una traccia di queste attività collegate ad una scheda del contatto, che magari riporti anche tutte le caratteristiche ad esso legate (nome, cognome, data di nascita, telefono, fax, e-mail,…) Oggi è indispensabile una tecnologia atta ad affrontare efficacemente questi problemi, senza alterare l’organizzazione ed il metodo di lavoro di ognuno di noi, ma fornendoci uno strumento facile ed intuitivo per gestire il nostro lavoro. L'approccio alla gestione dei documenti prevede la definizione di metodi semplici ed efficienti per l’accesso rapido alle conoscenze appropriate. La risposta è data da software di gestione documentale basati su interfaccia web, ideali sia per le intranet formate da più utenti collegati tra loro, che per l’uso sul singolo pc.
Una soluzione completa deve prevedere : la gestione dei documenti prodotti con strumenti informatici, l’acquisizione, smistamento e archiviazione su cd-rom dei documenti cartacei, la possibilità di apertura controllata degli accessi alle informazioni anche da remoto, l’integrazione con gli altri strumenti di gestione delle informazioni (e-mail, fax, ecc). Alla base di tutto, inoltre, ci deve essere un database performante in grado di gestire numerosi campi associabili ai documenti ed un motore di ricerca testuale che mi permetta di cercare “leggendo” anche all’interno dei documenti stessi, indipendentemente dal loro formato (word, excel, powepoint, adobe .pdf, disegni cad, immagini, …) In questo modo è possibile, per ogni documento, archiviare le informazioni strutturate definite dal responsabile dell’archivio. Ogni archivio avrà una struttura definita dal responsabile a partire da template di archivi documentali definiti in fase di progetto sulla base delle specifiche proprie dello scopo per cui è realizzato. Concludendo, oggi la tecnologia permette, con costi estremamente contenuti, di gestire con un’unica semplice interfaccia web punta e clicca una serie complessa di informazioni, attività e documenti collegati ai nostri contatti, permettendoci di sbizzarrirci nel creare statistiche e reports su ogni singola attività o documento, in quanto sono archiviate attraverso una struttura informatica basata su un database, interrogabile a piacere.